Du hast schon mal von Notion gehört und fragst dich, was genau das eigentlich ist? 🤔
Als ich das erste mal davon gelesen habe, war ich neugierig und musste es unbedingt ausprobieren. Damals wusste ich noch nicht, was man wirklich alles mit Notion machen kann. Ich hatte lediglich „mal wieder“ nach einem Ersatz für meine To-Do App gesucht.
Du bekommst hier ehrlich und ohne Geschwafel einen Einblick in Notion. Du erfährst, wie das Tool funktioniert, was du damit alles machen kannst und für wen es geeignet ist und für wen eher nicht.
Lass uns direkt rein starten:
- Was ist Notion?
- Der Unterschied zu anderen Tools
- Die Grundbausteine: Wie Notion funktioniert
- Was kannst du als Anfänger damit machen?
- Was sind die Vorteile?
- Was sind die Nachteile?
- Das wichtigste: wie sieht es mit den Kosten aus?
- Für wen ist Notion geeignet und für wen eher nicht?
- Fazit: Notion kann vieles, wichtig ist ob es zu dir passt
Was ist Notion?
Notion ist wie dein Taschen-Notizbuch, nur in digital. Das Coole daran ist, dass du dieses Notizbuch zusätzlich mit der Power einer Datenbank ausstatten kannst. Ich glaube, das beschreibt es am besten.
In Notion schreibst du die Dinge nicht nur auf, sondern verknüpfst sie miteinander. Durch diese Verknüpfungen entsteht ein System, was genau auf dich abgestimmt ist. Was du geschaffen hast, damit es deinen Alltag leichter macht.
Ich nutze Notion in meinem Alltag seit ungefähr 2 Jahren, um alles Mögliche damit zu planen und zu organisieren.
Du kennst das bestimmt auch: du hast zig verschiedene Apps, die alle etwas anderes machen. Eine App für Notizen, dann wieder eine App für Aufgaben, eine für Termine und und und.
Das Problem dabei:
❌ Du weißt nicht, wo du was abgelegt hast
❌ Du verlierst schnell den Überblick
❌ Du wechselst ständig zwischen diesen Apps hin- und her
In Notion hast du alles an einem Ort und bekommst die Chance dein Chaos aufzulösen. Ich schreibe bewusst „Chance“, weil du dich schnell in diesem Tool verzetteln kannst. Dies liegt daran, weil du dir dein System selbst zusammenbauen musst, sodass es dann am Ende auch logisch ist und deinen Alltag erleichtert. Baut man sich keine vernünftige Struktur auf, dann nützt einem das beste Tool nichts. Ganz so einfach, wie du dir das vorstellst, ist es tatsächlich nicht.
Notion ist weitaus mehr als eine weitere Standard „To-Do App“:
✅ Du kannst selbst bestimmen, wie deine Daten aussehen sollen
✅ Du legst fest, welche Informationen wichtig sind und wie sie miteinander verbunden werden
✅ Das macht Notion zu einer Art digitalen Baukasten
Du hast vorgegebene Blöcke, wie eine Art Grundbaustein und baust dir daraus genau das, was du brauchst. Ob das jetzt eine einfache To-Do-Liste ist oder ein komplettes Projektmanagement-System. Die Entscheidung liegt bei dir.
Der Unterschied zu anderen Tools
Ich geb’s zu – beim ersten Öffnen von Notion denkst du dir wahrscheinlich: „Wie nur ein leeres Blatt? Und was soll ich jetzt machen? Bei anderen sieht das doch ganz anders aus“ 🤯
Mir ging es am Anfang ganz genauso. Ich war völlig überfordert von den Funktionen und wusste gar nicht, wo ich anfangen soll.
Wenn du andere Apps gewohnt bist, wo die Freiheiten eher begrenzt sind, ist das schon ungewohnt.
Das Gute ist: du musst nicht sofort das perfekte System bauen, sondern du darfst klein anfangen und dich erstmal zurechtfinden. Dein System darf nach und nach wachsen.
Natürlich gibt es dort draußen eine Menge guter Organisations-Apps, wie Asana oder Trello. Beide habe ich selbst ausprobiert. Leider fühlte ich mich damit etwas eingeengt. Ich hatte nicht die Freiheiten, die ich mir gerne gewünscht hätte. Notion ist da anders. Du hast viel mehr Möglichkeiten und passt es an dich an und nicht umgekehrt.
Das heißt nicht, dass es automatisch besser ist. Manch einer kommt damit überhaupt nicht klar, so wie ich erst. Und die meisten haben keine Lust sich dauerhaft damit zu beschäftigen, weil der klare Rahmen fehlt.
Manchmal ist eine spezialisierte App genau das Richtige. Aber wenn du Lust auf Flexibilität hast und verschiedene Bereiche deines Lebens verknüpfen möchtest, dann könnte es auf jeden Fall für dich etwas sein.
Du baust dir dein System so, wie du denkst und arbeitest. Nicht andersrum.
Die Grundbausteine: Wie Notion funktioniert
Seiten als Grundlage
Es beginnt alles mit einer Seite, die du anlegst. Auf diesen Seiten kannst du z.B. Text schreiben, Bilder einfügen, Videos einbetten oder Tabellen erstellen. Seiten können beliebig viele Unterseiten haben.
Blöcke für den Inhalt
Alles in Notion besteht aus Blöcken, wie z.B. ein Textabsatz, ein Bild oder eine Überschrift. Du kannst diese Blöcke verschieben, kopieren, löschen oder umwandeln. Aus einem normalen Text machst du mit einem Klick eine Überschrift. Aus einer Aufzählung wird eine Checkliste.
Datenbanken für Struktur
In einer Datenbank sammelst du strukturierte Informationen. Das können Bücher sein, Projekte, Kontakte oder Rezepte. Jeder Eintrag ist eine eigenständige Seite mit Eigenschaften und allen Infos, die du brauchst. Du kannst filtern, sortieren und verschiedene Ansichten erstellen.
Was kannst du als Anfänger damit machen?
Spoiler: Eine ganze Menge. Hier ein paar Ideen, wie du Notion im privaten Bereich oder auch für deine Arbeit / dein Business (falls du selbstständig bist) einsetzen kannst. Da gibt es aber noch viel mehr Möglichkeiten, je nach deiner individuellen Situation.
Ich gehe hier auf die meistgenutzten Anwendungsfälle ein:
| – Für den privaten Bereich – | – Für Arbeit und Business – |
|---|---|
| 🌑 Notizen und Ideen sammeln | 🟡 Aufgaben und Projekte organisieren |
| 🌑 To-Do-Listen und Projekte, wie z.B. einen Umzug organisieren | 🟡 Termine verwalten |
| 🌑 Rezepte, Bücher oder Filme verwalten | 🟡 Ressourcen und Wissen sammeln, z.B. für E-Books, Online Kurse, Blogartikel oder wichtige Notizen |
| 🌑 Reisen planen und dokumentieren, z.B. mit Packlisten oder einem Reisetagebuch | 🟡 Kundenprojekte organisieren |
| 🌑 Tagebuch oder Journal führen | 🟡 Content planen, z.B. für Blogartikel, Newsletter, Social Media oder Podcasts |
| 🌑 Gewohnheiten tracken, z.B. für Sportaktivitäten oder gesunde Ernährung | 🟡 Infos zu Angeboten und Produkten ablegen |
Wenn du gerade erst mit Notion startest, kannst du Templates (Vorlagen) nutzen, um es dir einfacher zu machen. So kannst du Notion in Ruhe kennenlernen und ein Gefühl dafür bekommen, wie alles funktioniert.
Es gibt einen riesigen Vorlagen-Marktplatz, auf den du direkt aus deinem Arbeitsbereich heraus zugreifen kannst.
Was sind die Vorteile?
Starten wir damit, was richtig gut ist:
1. Flexibilität und Anpassbarkeit
Das ist der absolute Wahnsinn an Notion.
Du bist frei in deinen Möglichkeiten und kannst immer wieder neu entscheiden.
Dein Arbeitsbereich sieht heute so aus und in ein paar Monaten schmeißt du wieder alles um, weil du vielleicht Dinge nicht mehr brauchst oder sich etwas verändert hat. Ich stehe aktuell auch wieder an dem Punkt, dass ich meinen Workspace auf den Kopf stellen möchte 😅
2. Alles an einem Ort
Ich kenne es von mir selber. Ich hatte vorher tausend verschiedene Apps, die mein Handy zugemüllt haben.
Jetzt habe ich alles an einem Ort und muss nicht immer hin- und her wechseln. Wenn ich was suche, dann nutze ich einfach die Suchfunktion in Notion und schwups ist die Info da.
3. Teamarbeit möglich
Du kannst Seiten teilen, gemeinsam bearbeiten und Kommentare hinterlassen. Dies kommt in der Regel im beruflichen Bereich vor, weniger im privaten. Außer ihr habt ein Familienprojekt, woran ihr gemeinsam arbeitet – then go for it! 🤝
4. Riesige Community mit Vorlagen und Tipps
Es gibt eine große Notion Community, sogar Facebook Gruppen, auch für den deutschsprachigen Bereich. In der großen Notion-eigenen Vorlagen-Datenbank findest du viele Templates (kostenlos, aber auch kostenpflichtige).
Was sind die Nachteile?
Kein Tool ist perfekt, auch Notion nicht. Hier sind ein paar Dinge, die Anfänger etwas abschrecken könnten:
1. Notion ist sehr komplex und nützt dir ohne Plan gar nix
Ich glaube, was die meisten erstmal abschreckt, ist die leere weiße Seite zu Beginn, wenn man startet. Zumindest ging es mir so. Wenn du dich nicht auskennst und nicht weißt, was die nächsten Schritte sind, gibst du schneller auf, als dir lieb ist.
Du musst den Anfang finden und dich erstmal damit beschäftigen. Dich mit den Funktionen vertraut machen und vor allem einen Plan machen. Das bedeutet, du musst genau wissen, was du mit Notion machen möchtest. Du hast keinen klaren Rahmen, der dir vorgibt, wo du was eintragen musst.
Die Möglichkeiten sind gefühlt endlos. Das ist wie mit dem Bau einer Website zu vergleichen: Wenn du einfach drauflos baust ohne Struktur und Ziel, dann wird es nichts. Dann hast du zwar eine schöne Website, aber keinen Nutzen. So ist es auch mit Notion.
Mein Tipp:
Wenn du hier Unterstützung brauchst, dann schau dir gerne meine Anleitung an, wie du in 5 Schritten mit Notion starten kannst.
2. Die Lernkurve ist enorm
Du musst dich in relativ kurzer Zeit mit den Funktionen vertraut machen, wenn du dir erfolgreich dein eigenes System aufbauen möchtest.
Du fängst an und änderst wieder tausend Mal alles, weil es keinen Sinn ergibt oder in der Praxis nichts taugt. War bei mir genauso.
Du lernst in kurzer Zeit enorm dazu und arbeitest dich Stück für Stück in die Funktionen rein. Aber das Ganze hat auch einen Vorteil: Du beschäftigst dich mit deinen Prozessen oder Bereichen und bekommst den Blick für’s große Ganze. Gerade das ist nicht für jeden etwas.
Als ich mit Notion angefangen habe, musste ich viele Youtube Videos anschauen, um erstmal zu begreifen, was ich damit alles machen kann.
3. Es ist sehr zeitintensiv
Dein eigenes System aufzubauen dauert wahnsinnig lange. Ich bin heute noch nicht fertig damit. Und diese Zeit hat nicht jeder, gerade im Alltag mit Kindern und Jobs. Da ist eine einfache To-Do-App, wo du lediglich deine Aufgaben eintragen musst, auf jeden Fall besser.
Aber wenn du zu den Personen gehörst, die sich damit nicht zufrieden gebe (so wie ich 😄), dann schreckt dich das nicht ab.
Das wichtigste: wie sieht es mit den Kosten aus?
Kommen wir zu dem Punkt, der dich wahrscheinlich am meisten interessiert: Was kostet der Spaß?
Das gute ist: du kannst komplett kostenlos loslegen und musst dich nicht für ein Abo entscheiden. Aus meiner Sicht ist das auch für den Anfang nicht notwendig. Es sind kostenlos bereits sehr viele Funktionen verfügbar, womit du erstmal gut klarkommen wirst. Wenn du merkst, dass du später mehr willst, dann kannst du immer noch in einen kostenpflichtigen Plan wechseln. In der Regel ist das aber kein Muss.
Für wen ist Notion geeignet und für wen eher nicht?
Seien wir ehrlich: Notion ist nicht für jeden was. Manchen liegt diese Art zu arbeiten einfach nicht. Andere lieben es, so wie ich ♥️
Hier ist meine ehrliche Meinung, basierend auf dem, was ich bei mir selbst beobachtet habe:
👍🏻 Du liebst es, Dinge zu organisieren und auszuprobieren
👍🏻 Du arbeitest gerne digital und suchst Flexibilität
👍🏻 Du willst mehrere Tools durch eines ersetzen
👍🏻 Du bist bereit dich damit auseinanderzusetzen und Zeit am Anfang zu investieren
Ich gehöre zu den klassischen Nerds, die solche Tools einfach lieben. Vielleicht ja auch du.
Oder willst du einfach nur schnell deine To-Dos abhaken ohne groß zu überlegen? Dann macht Notion vielleicht eher weniger Sinn für dich und es reicht eine einfache klassische To-Do App.
Notion ist super für dich, wenn du mehr willst als nur eine Grundfunktion. Wenn du Zusammenhänge sehen möchtest, verschiedene Bereiche verknüpfen willst oder einfach Lust auf ein flexibles System hast.
Fazit: Notion kann vieles, wichtig ist ob es zu dir passt
Notion ist definitiv kein normales Tool. Es ist flexibel, mächtig und kann wirklich fast alles, aber es braucht auch Zeit und Geduld.
Mein Tipp: Fang klein an. Ein simples To-Do-System oder Notizbuch reicht am Anfang völlig aus. Du kannst immer noch komplexer werden, wenn du dich sicherer fühlst.
Bereue ich es, zu Notion gewechselt zu sein? Kein Stück. Aber ich war auch bereit, Zeit zu investieren und mich darauf einzulassen.
Wenn du das auch bist, wirst du es genauso cool finden, wie ich. Am Ende entscheidet deine Arbeitsweise, ob Notion zu dir passt.
Probiere es einfach erstmal aus. Du wirst schnell merken, ob es das Richtige für dich ist 😊
Kennst du Notion schon oder nutzt es bereits? Schreib mir dazu gerne in die Kommentare und lass mir deine Meinung dazu da!
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