Der ultimative Guide zu Datenbanken in Notion: alles, was du wissen musst

Die Datenbank ist eine der mächtigsten Funktionen in Notion, mit der du unglaubliche Möglichkeiten hast. Wenn du das Wort „Datenbank“ hörst, denkst du wahrscheinlich sofort an Excel-Tabellen oder komplizierte Programmiersachen, die nur IT-Nerds verstehen 🤓 Keine Sorge, da kann ich dich beruhigen: Datenbanken in Notion sind was völlig anderes und gar nicht so kompliziert in der Anwendung, wie sie im ersten Moment aussehen.

Jeder der mithilfe von Notion sein eigenes System aufbauen möchte, wird auf Notion Datenbanken setzen müssen. Sie sind in dem Kontext einfach unverzichtbar und enorm wichtig.

Nur wie funktionieren Notion Datenbanken eigentlich? Wie arbeitest du damit und was für Vorteile ergeben sich dadurch? All das wirst du hier erfahren, damit du bei dem Wort „Datenbanken“ nicht mehr zusammenzuckst und souverän damit in Notion arbeiten kannst.

Also hol dir einen Kaffee und dann let’s go! 💪🏻

Was ist eine Datenbank in Notion?

1. Die Datenbank ist ein eigenständiger Block, wie alles andere in Notion auch

2. Sie ist eine strukturierte Sammlung von Einträgen

3. Alle Einträge haben die gleichen Eigenschaften

4. Jeder Eintrag in der Datenbank ist eine eigene Seite in Notion

5. Jeder Eintrag kann individuell mit weiteren Infos gefüttert werden

6. Ändert man eine Eigenschaft, dann passiert dies übergreifend für alle Einträge in dieser Datenbank

7. Datenbanken können in verschiedenen Ansichten angezeigt werden, wie z.B. als Kalender

8. Änderst du einen Datensatz um, ändert sich dieser Datensatz in allen Ansichten, die du zu dieser Datenbank erstellt hast

Warum Datenbanken der Kern von Notion sind

Datenbanken sind wirklich das, was Notion von allen anderen Tools unterscheidet. Ohne sie wäre Notion nur ein weiteres Notizen-Tool, was zwar nett, aber nichts besonderes wäre. Sie sind quasi die unsichtbaren Superhelden im Hintergrund, die dafür sorgen, dass alle Infos in deinem Workspace zusammenarbeiten.

• Datenbanken werden erst so mächtig, wenn du anfängst, sie mit anderen Datenbanken zu verknüpfen

• Du kannst eine Datenbank so anzeigen lassen, dass du immer nur die Infos siehst, du gerade jetzt benötigst

• Sie sind die Basis für alles, was du dir in Notion aufbauen möchtest

Was sind die Vorteile, wenn du auf Datenbanken setzt?

Sinnvoll vernetzte Datenbanken helfen dir:

• schnell auf Informationen zugreifen zu können ohne langes Suchen

• ein System aufzubauen, das für dich arbeitet

• aus isolierten Informationen ein zusammenhängendes, logisches Konstrukt zu schaffen

• einen Arbeitsbereich zu kreieren, der dich nicht stresst, da du weißt, dass alles miteinander kommuniziert

Für wen lohnt sich der Einsatz von Datenbanken in Notion?

✅ für jeden, der Notion nicht nur als reines Notiz-Tool nutzen möchte

✅ wenn du planst, dir mit Notion ein zweites digitales Gehirn aufzubauen, dass dich im Alltag unterstützt

✅ wenn du verschiedene Lebensbereiche in ein System zusammenführen möchtest, um den kompletten Überblick zu behalten

✅ du Bock auf ein flexibles System hast, das für dich mitdenkt und sich an dich anpasst

So erstellst du eine Notion Datenbank

Klicke einfach auf eine Seite und gib „/daten“ ein. Du hast nun die Möglichkeit die „Datenbank – Inline“ oder Datenbank – Ganze Seite“ auszuwählen:

So fügst du einen Titel, eine Beschreibung, ein Icon und ein Cover hinzu

Dort wo in hellgrau „Neue Datenbank“ steht, kannst du einen Namen vergeben, wie z.B. Aufgaben. Eine Beschreibung kannst du optional hinzufügen, indem du die Maus über den Titel bewegst. Klicke dann ganz rechts auf „Beschreibung hinzufügen“.

Unter dem Titel steht standardmäßig „Tabelle“, da eine neue Datenbank immer als Tabelle angelegt wird. Klickst du darauf, kannst du sie umbenennen und die Ansicht ändern.

Im 5. Abschnitt dieses Blogartikels gehe ich auf die einzelnen Ansichten näher ein.

Wieso du eine Übersichtsseite für deine Datenbanken benötigst

Diese extra Seite in Notion hilft dir, über alle deine Datenbanken den Überblick zu behalten. Sie liegen nicht verstreut in deinem Workspace rum. Die Gefahr ist also geringer, dass du versehentlich eine Datenbank löscht. Wenn das passiert, dann sind alle deine Daten weg und das wollen wir auf gar keinen Fall 🤯

Außerdem solltest du niemals direkt mit den Datenbanken arbeiten, sondern sie immer als verlinkte Ansicht in eine Notion Seite einfügen. Dies kannst du bequem über die Notion Blöcke erreichen, indem du „Verlinkte Ansicht der Datenquelle“ auswählst. Neue Einträge kannst du auch über diese verlinkten Ansichten erstellen, dafür brauchst du die Ursprungs-Datenbank nicht.

So könnte eine Übersichtsseite aussehen:

Die Eigenschaften

Der Hauptbestandteil bei Datenbanken sind die Eigenschaften. Standardmäßig ist bei jeder neuen Datenbank immer die Eigenschaft „Name“ bereits angelegt. Eigenschaften dienen dazu weitere Informationen zu deinen Einträgen zu liefern, die du selbst festlegst.

So fügst du eine neue Eigenschaft hinzu

Klicke dazu auf den Button „Eigenschaft hinzufügen“. Dir werden nun verschiedene Möglichkeiten angezeigt. In den nächsten Abschnitten erkläre ich die wichtigsten Eigenschaften, die du kennen solltest.

Welche Eigenschaftstypen gibt es?

Ich gehe in diesem Abschnitt auf die Eigenschaften ein, die eigentlich „fast“ immer verwendet werden. Ich schreibe „fast“, weil deine Datenbank natürlich nur die Eigenschaften enthalten soll, die du benötigst und die Sinn ergeben.

1. Erstellt um oder von, Letzte Änderung um, Zuletzt bearbeitet von

➡️ Dies sind automatische Eigenschaften, die nicht geändert werden können. Sie zeigen die aktuelle Uhrzeit und Tag an oder die Person, die aktuell in der Datenbank arbeitet

2. Text

➡️ Du kannst beliebig Text hinzufügen, der formatiert werden kann

3. Auswählen

➡️ Diese Eigenschaft ist zu vergleichen mit einem Kategorie-Feld. Bei Aufgaben kannst du diese Eigenschaft nutzen, um dir z.B. die Priorität anzeigen zu lassen. Du erstellst dann eine Kategorie „Hoch“, „Mittel“ und „Gering“. Bei dieser Eigenschaft kann in einem Eintrag immer nur eine Kategorie ausgewählt werden, nicht mehrere. Die verschiedenen Kategorien musst du vorher manuell anlegen.

Um neue Kategorien anzulegen, klicke auf die Eigenschaft. Im nächsten Fenster dann auf Eigenschaft bearbeiten und dann auf Option hinzufügen. Gib einen Namen ein und drücke ENTER auf deiner Tastatur. Die Farbe kannst du ändern, indem du auf die Kategorie klickst. Wiederhole das Ganze so lange, bis du alle Kategorien angelegt hast.

4. Status

➡️ Dies ist zu vergleichen mit der „Auswählen“-Eigenschaft, mit dem Unterschied, dass bereits schon die Kategorien „Nicht begonnen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ angelegt sind. Du kannst die Kategorien umbenennen, neue hinzufügen oder die Farbe ändern. Du bist also daran nicht gebunden

5. Kontrollkästchen

➡️ Für das Abhaken geeignet, z.B. wenn eine Aufgabe erledigt ist

6. Nummer

➡️ Gib beliebige Zahlen ein. Auch Währungen sind möglich

7. Mehrfachauswahl

➡️ Dies ist so ähnlich wie die „Auswählen“-Eigenschaft mit dem Unterschied, dass in einem Eintrag mehrere Kategorien ausgewählt werden können und nicht nur eine

8. Datum

➡️ Setze ein beliebiges Datum ein, z.B. eine Deadline für eine Aufgabe

9. Dateien & Medien

➡️ Hierüber kannst du Dateien hochladen. Im kostenlosen Plan sind max. 5 MB möglich

10. URL

➡️ Damit kannst du Links zu anderen Websiten hinterlegen

Fortgeschrittene Eigenschaftstypen

Diese Eigenschaften sind eher für fortgeschrittene Anwender geeignet, die sich mit Notion schon etwas besser auskennen. Ich möchte sie dennoch hier erwähnen, weil gerade diese Eigenschaften dafür sorgen, dass du noch mehr aus deinen Datenbanken rausholen kannst.

1. Roll-Up

➡️ Die Roll-Up-Eigenschaft greift auf eine andere Datenbank innerhalb deines Notion Workspaces zu. Sie kann also Informationen aus anderen Datenbanken anzeigen lassen. Die beiden müssen miteinander verknüpft sein. Spoiler: die Verknüpfung schauen wir uns später noch an

Beispiel: Projekte und Aufgaben

Du möchtest in deine Projekt-Datenbank die Info hinzufügen, wie viele Aufgaben das Projekt insgesamt hat:

1. Wähle bei Verknüpfung deine Aufgaben-Datenbank aus

2. Die Zieleigenschaft bezieht sich auf die Eigenschaften, die in der verknüpften Datenbank angelegt sind. In diesem Fall ist das die Aufgaben-Datenbank. Bei Zieleigenschaft wählst du „Status“ aus. Wichtig: die Eigenschaft „Status“ muss in deiner Aufgaben-Datenbank angelegt sein, damit das funktioniert.

3. Im Bereich „Berechnen“ hast du mehrere Möglichkeiten, wie du dir das Ergebnis anzeigen lassen kannst. Da du die gesamten Aufgaben haben willst, wählst du „Wert – Alle Zählen“ aus. Es wird dir dann die Summe aller Aufgaben angezeigt, so wie du es haben willst.

Die Berechnen-Funktion kann noch viel mehr. Du kannst dir einfach nur die Original-Angaben aus der verknüpften Datenbank ausgeben lassen oder sogar mit Prozentzahlen arbeiten. Auch Fortschrittsbalken sind möglich. Im Ergebnis sieht das Ganze dann so aus:

2. Formel

➡️ Mit Formeln arbeitest du, wenn du bestimmte Berechnungen durchführen möchtest. Eigentlich das, was eine Formel so macht 😄

Dieses Thema ist definitiv nicht für Anfänger geeignet. Ich selbst tu mich da aktuell auch noch sehr schwer mit, die logischen Zusammenhänge der Formeln zu verstehen. Deswegen arbeite ich da hauptsächlich mit KI zusammen. Ich muss sagen, dass das echt ganz gut klappt und ich total begeistert bin 🤩

3. Button

➡️ Mit Buttons kannst du einen automatisierten Ablauf anstoßen. Jedes Mal, wenn der Button angeklickt wird, wird dieser Ablauf ausgelöst. Diesen Ablauf legst du selbst fest, je nachdem was du machen möchtest.

Hier ein Beispiel aus meiner Projekt-Datenbank, in der ich den Button als Eigenschaft ausgewählt habe:

So verknüpfst du Datenbanken miteinander

Auf eine weitere Eigenschaft bin ich im letzten Abschnitt noch nicht eingegangen, und zwar auf die Verknüpfung. Wie der Name schon sagt, kannst du damit zwei Datenbanken miteinander verknüpfen. Eine Datenbank kann mehrere Verbindungen haben.

Beispiel: Projekte und Aufgaben verbinden

1. Wähle die Verknüpfungs-Eigenschaft in der Projekt-Datenbank aus

2. Es öffnet sich ein neues Fenster

3. Wähle die gewünschte Aufgaben-Datenbank aus

4. In das Textfeld schreibst du „Aufgaben“, da du dir im Projekt die dazugehörigen Aufgaben anzeigen lassen möchtest

5. Klicke die wechselseitige Verknüpfung an, wenn du möchtest, dass das Projekt in deiner Aufgaben-Datenbank angezeigt wird. Schreibe dann in das Textfeld „Projekt“

6. Klicke dann auf „Hinzufügen“

Und das war’s auch schon! Mega einfach, oder? 😉

Der Vorteil ist jetzt, dass dir alle Aufgaben mit ihrem Titel aus der Aufgaben-Datenbank angezeigt werden. So siehst du auf einen Blick, was wo zugehört. Du kannst nun genauso gut die Projekt-Datenbank noch mit deinen Notizen verknüpfen oder mit anderen Datenbanken, wo es Sinn macht.

So passt du Eigenschaften an und änderst den Typen

Wenn du nun einige Eigenschaften hinzugefügt hast, dann wird der Platz irgendwann nicht mehr ausreichen und die Datenbank zieht sich nach rechts hin in die Länge. Du kannst unter den Einstellungen über das Symbol links neben dem blauen „Neu“-Button die Sichtbarkeit einstellen. Wenn du darauf geklickt hast, wähle die Eigenschaft aus, die du ausblenden möchtest. Das machst du dann über das Auge.

Alternativ kannst du die Eigenschaften in den ersten Spalten auch fixieren, damit sie sich beim Scrollen nach rechts nicht mitbewegen. Klicke dazu die Eigenschaft an und dann in dem Fenster auf „Fixieren“.

Außerdem ist es möglich, dass du jede Eigenschaft umbenennst, in den Einstellungen änderst oder umwandelst in einen anderen Eigenschafts-Typen. Du musst dazu immer nur die Eigenschaft anklicken. In dem Fenster, welches sich dann öffnet, findest du weitere Optionen.

Eine Datenbank, viele Gesichter: die 8 Ansichten erklärt

Ein weiterer Grund, warum Datenbanken in Notion so cool sind, sind die verschiedenen Ansichten bzw. Layouts. Zum Zeitpunkt, wo ich diesen Blogartikel schreibe, hast du 8 Möglichkeiten zur Auswahl, wie du deine Datenbank anzeigen lassen kannst. Mega genial, oder? 🤩

In den nächsten Abschnitten schauen wir uns die einzelnen Ansichten genauer an. Gehe dafür zu den Einstellungen neben dem blauen „Neu“-Button und klicke auf Layout.

1. Die Tabellen-Ansicht

➡️ Die Tabellen-Ansicht ist die Standard-Ansicht, wenn du eine neue Datenbank erstellst. Sie ist als Tabelle mit Zeilen und Spalten aufgebaut, so wie man es gewohnt ist. Dabei stehen in den Zeilen die einzelnen Einträge und in den Spalten die Eigenschaften.

Das Tabellen-Layout kann in jeder Situation verwendet werden.

2. Die Board-Ansicht

➡️ Die Board-Ansicht orientiert sich am dem Kanban-Board. Dabei gruppierst du deine Datenbank nach einer bestimmten Eigenschaft, wie z.B. dem Status. Im Falle einer Aufgaben-Datenbank wäre das z.B. „geplant“, „in Arbeit“ und „erledigt“. Die Gruppe mit dem Status „geplant“ zeigt jetzt nur Aufgaben mit diesem Status an, genauso beim Status „in Arbeit“ etc.

Der Vorteil ist, dass du nicht mehr in die Aufgabe rein klicken müsstest, wenn du den Status ändern willst. Du kannst die Aufgabe einfach nehmen und in die passende Gruppe mit der Maus verschieben.

3. Die Zeitleisten-Ansicht

➡️ Die Zeitleisten-Ansicht ist super dafür geeignet, wenn du z.B. mehrere Projekte hast, die parallel laufen. Diese Ansicht basiert auf einem Kalender und kann nur verwendet werden, wenn du die Eigenschaft „Datum“ verwendest. Sie hilft dir herauszufinden, ob du noch Kapazitäten für weitere Projekte hast oder wo es Überschneidungen gibt.

4. Die Kalender-Ansicht

➡️ Die Kalender-Ansicht kannst du gut verwenden, wenn du dir z.B. deine Aufgaben in einer Wochenübersicht anzeigen lassen möchtest. Der Kalender kann Wochen und Monate anzeigen, aber leider keine einzelnen Tage. Auch hier ist die Datums-Eigenschaft wieder Voraussetzung.

5. Die Listen-Ansicht

➡️ Die Listen-Ansicht ist sehr einfach gehalten und kann für alle Situationen verwendet werden. Jeder Eintrag besteht aus einer Zeile ohne viel Schnick Schnack. Die Eigenschaften werden alle hintereinander in dieser einen Zeile angezeigt. In dieser Ansicht bietet es sich, dass du die Eigenschaften auf ein Minimum reduzierst.

6. Die Galerie-Ansicht

➡️ Das Hauptmerkmal der Galerie-Ansicht ist, dass du ein Bild als Cover hinterlegen kannst. Wie bei der Board-Ansicht wird jeder Eintrag in einer Art „Karte“ angezeigt. Diese Ansicht kannst du auch gut bei Projekten verwenden.

7. Die Diagramm-Ansicht

➡️ Die Diagramm-Ansicht ist noch relativ neu und wurde im Jahr 2024 eingeführt. Kurz und knapp gesagt, kannst du damit deine Einträge in einem Diagramm visualisieren. Es sind verschiedene Diagrammtypen, wie das Kreis- oder Balkendiagramm möglich. Dieses Thema wäre schon wieder einen eigenen Blogartikel wert.

8. Die Feed-Ansicht

➡️ Die Feed-Ansicht gibt es seit Sommer 2025 und ist so ähnlich wie ein Instagram-Feed, durch den du durch scrollst. Deine Einträge werden alle untereinander angezeigt und du bekommst Einblick in den Inhalt. Ausprobiert habe ich sie bisher noch nicht.

Mit einer Datenbank arbeiten: so bereitest du deine Daten auf und verschaffst dir Überblick

In diesem Abschnitt zeige ich dir, wie du einen neuen Eintrag hinzufügst und deine Daten sortierst und filterst. Außerdem schauen wir uns an, wie du Vorlagen anlegen kannst, um Zeit zu sparen.

So fügst du einen neuen Eintrag hinzu

Nachdem du deine Eigenschaften festgelegt hast, kannst du deinen ersten Eintrag anlegen. Neue Einträge fügst du einfach über den Button „Neue Seite“ in einer Zeile oder über den blauen Button „Neu“ ganz rechts hinzu.

Wenn du die Maus über den neuen Eintrag bewegst erscheint ein Button „Öffnen“ mit dem Hinweis „In der seitlichen Vorschau öffnen“. Klicke darauf und es öffnet sich ein neues Fenster auf der rechten Seite.

Du siehst nun in diesem Eintrag alle Eigenschaften, die du zuvor angelegt hast. Sie sind noch leer und warten darauf, von dir ausgefüllt zu werden 😊 Unterhalb der Eigenschaften kannst du optional weitere Notizen hinzufügen. Da ist der Kreativität keine Grenzen gesetzt!

So nutzt du die Filter-, Sortier- oder Suchfunktion

Über die Einstellungen neben dem blauen „Neu“-Button kommst du zur Filter- und Sortierfunktion. Den Filter nutzt du, wenn du bestimmte Daten anzeigen lassen möchtest, z.B. alle Aufgaben mit dem Status „erledigt“. Die Sortierung nutzt du, wenn du z.B. nach dem Status sortieren möchtest. Eigentlich selbsterklärend und ähnlich wie bei Excel, wenn du das kennst.

Beide Funktionen findest du auch in der Symbol-Leiste, genau wie die Suche:

So gruppierst du Daten und legst eine bedingte Farbe fest

Die Gruppieren-Funktion ermöglicht es dir, deine Einträge nach einer bestimmten Eigenschaft zu gruppieren. Jede Gruppe wird dann mit einem Toggle, den du auf- und zuklappen kannst, angezeigt.

Die bedingte Farbe ist eine neue Funktion in Notion, mit der du Farben für unterschiedliche Kategorien festlegen kannst.

Beispiel Aufgaben-Datenbank:

Du wählst für die bedingte Farbe die Eigenschaft „Status“ aus. Jede Kategorie, wie z.B. „geplant“, „in Arbeit“ oder „erledigt“ hat eine andere Farbe, die du festlegst. Die Farben werden nun über die Einträge gelegt. Dies ist super, wenn du dir schnell einen Überblick verschaffen möchtest.

Die Automatisierungs-Funktion

Die Automatisierungen sind eine weitere mächtige Funktion. Leider ist sie im Free Plan nicht nutzbar, sondern erst ab dem Plus Plan. Da sich dieser Blogartikel an Einsteiger richtet und die meisten Notion kostenlos nutzen, werde ich darauf vorerst nicht näher eingehen. Aus meiner Sicht sind Automatisierungen auch eher für fortgeschrittene Anwender geeignet.

Ich wollte dies aber dennoch kurz erwähnen. Du erkennst die Automatisierungs-Funktion an dem Blitz links neben der Lupe (Suchfunktion) in der Symbol-Leiste.

So legst du eine Datenbankvorlage an

Vorlagen sind für deine Arbeit mit Datenbanken mega wichtig, da du damit enorm Zeit einsparen kannst. Und davon haben wir alle zu wenig, oder? 😄 Eine neue Vorlage legst du über den blauen Pfeil neben dem „Neu“-Button an:

Es öffnet sich eine neue Seite, die genauso aussieht, wie ein Eintrag. Eine Vorlage erkennst du immer an dem gelben Hinweistext, der dir sagt, dass du gerade eine Vorlage bearbeitest. Du kannst die Vorlage nun gestalten wie du willst, indem du Seiteninhalt als Layout hinzufügst und Eigenschaften ausfüllst, die bei jedem Eintrag immer gleich sein sollen.

Beispiel – Aufgaben-Datenbank

Du möchtest, dass bei jeder neuen Aufgabe immer der Status „Neu“ angezeigt wird. Dann wähle das bei Status in der Vorlage aus.

Klicke dann einfach heraus und die Vorlage ist angelegt. Du findest sie, indem du wieder den blauen Pfeil neben dem „Neu“-Button anklickst.

Wichtig ist noch, dass du die Vorlage über die drei Punkte als Standard anlegst. Wenn du das gemacht hast, dann wird bei jedem neuen Eintrag die Vorlage eingesetzt.

Häufige Anfängerfehler und wie du sie vermeidest

1. Du willst gleich mit einem Monster-System starten

➡️ Du versuchst sofort ein 15-Datenbanken-System mit Verknüpfungen, Rollups und Formeln zu bauen. Spoiler: Das geht schief und ist super frustrierend. Aber: ich kann dich verstehen. Ich bin auch jemand, der sofort immer drei Schritte überspringen möchte 😅 Fang lieber erst klein an, indem du 1-2 Datenbanken erstellst, mit denen du sofort arbeiten kannst. Da bietet sich immer eine Aufgaben oder Notizen-Datenbank an.

2. Du willst am liebsten so viele Eigenschaften wie möglich anlegen

➡️ Nein, mach das am Anfang bitte nicht. Zu viele Eigenschaften machen deine Datenbank unübersichtlich und du verlierst den Überblick. Fang mit 4-5 essentiellen Eigenschaften an und baue dann nach und nach aus.

3. Du willst alles in eine Datenbank stopfen

➡️ Auch das mach bitte nicht. Erstelle für jeden einzelnen Themenschwerpunkt eine separate Datenbank. Eine Aufgaben-Datenbank benötigt andere Eigenschaften als eine Ressourcen-Datenbank. Erstelle so viele wie nötig, aber so wenig wie möglich. Die goldene Mitte zu finden, ist manchmal schwierig. Das hängt auch immer von deiner individuellen Situation ab.

Fazit: Notion Datenbanken sind nicht so kompliziert, wie du denkst

Datenbanken sind definitiv der Kern von Notion und ja, am Anfang können sie extrem einschüchternd wirken.

Mein Tipp: Fang klein an! Erstelle dir deine erste einfache Aufgaben-Datenbank und nimm dann vielleicht Projekte dazu. Irgendwann wirst du merken, wie alles miteinander zu sprechen beginnt. Du wirst automatisch mehr wollen und dich immer tiefer in den Dschungel hinein graben. Glaub mir, ich spreche da aus Erfahrung 😄

Es wächst alles mit dir und deiner Erfahrung. Also probier dich aus und vor allem: hab Spaß dabei, dein eigenes System zu erschaffen 💪🏻

Typische Fragen zu Notion Datenbanken

Was ist der Unterschied zwischen einer Seite und Datenbank in Notion?

Eine normale Notion Seite ist super flexibel. Du kannst einfügen, was du willst: Text, Bilder, To-Do-Listen, Tabellen oder eine Verlinkung zu anderen Seiten. Du bist komplett frei in der Gestaltung.

Eine Datenbank dagegen ist strukturiert. Jeder -Eintrag (der lustigerweise auch eine Seite ist) hat die gleichen Eigenschaften. Die Datenbank kann als ganze Seite eingefügt oder in eine bestehende Notion Seite eingebettet werden. Bei einer Ganze-Seite-Datenbank ist es nicht möglich weitere Inhalte außerhalb der Datenbank hinzuzufügen. Das ist bei einer normalen Notion Seite anders.

Was ist eine Aufgaben-Datenbank in Notion?

In einer Aufgaben-Datenbank trägst du deine alltäglichen Aufgaben ein. Beispiele für Eigenschaften, die in eine Aufgaben-Datenbank hinhein gehören: Name der Aufgabe, Priorität, Fälligkeit, Status, Verlinkung zu Projekten (wenn vorhanden).

Du kannst die Aufgaben-Datenbank dafür nutzen, um dir deine Aufgaben in einer Wochenübersicht anzeigen zu lassen. Dafür nutzt du die Kalender-Ansicht.

Kann die Notion AI eine Datenbank erstellen?

Ja, die Notion KI ist in der Lage, dich beim Erstellen von Datenbanken zu unterstützen. Hierfür musst du einfach eine neue erstellen und dann rechts in dem Fenster „Neue Datenbank“ auf „Mit KI erstellen“ klicken. Es öffnet sich ein neues Fenster. Sag der KI, was du erstellen möchtest und das war’s auch schon 🙂

Die Notion KI erstellt für dich eine komplette Datenbank inkl. Eigenschaften und Kategorien. Allerdings kannst du mit einem kostenlosen Konto die KI nur begrenzt testen.

Kann ich in Notion eine Datenbankvorlage erstellen?

Ja, das kannst du. Ich würde dir das sogar empfehlen, da du damit enorm viel Zeit sparst. Wie du eine Datenbankvorlage erstellst, erkläre ich in Abschnitt 6 dieses Blogartikels.

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Schreibe mir gerne in den Kommentaren, ob du schon mit Notion Datenbanken eigene Erfahrungen gesammelt hast oder du noch kompletter Neuling auf diesem Gebiet bist. Gib mir auch gerne Feedback zu meinem Blogartikel, ob er dir geholfen hat oder eher nicht. Nur so kann ich weiter guten Content produzieren 😊