Notion für Anfänger erklärt: was das Tool ist und was es kann

Du hast schon mal von Notion gehört und fragst dich, was genau das eigentlich ist und warum darüber alle reden?

Als ich das erste mal davon gelesen habe, war ich neugierig und musste es unbedingt ausprobieren.

Damals wusste ich noch nicht, was man wirklich alles mit Notion machen kann.

Ich hatte lediglich „mal wieder“ nach einem Ersatz für meine To-Do App gesucht.

Du bekommst hier ehrlich und ohne Geschwafel einen Einblick in Notion.

Du erfährst, wie das Tool funktioniert, was du damit alles machen kannst und für wen es geeignet ist und für wen eher nicht.

Lass uns direkt rein starten:

Was ist dieses Notion eigentlich worüber alle reden?

Gefühlt spricht jeder aktuell über Notion.

Zumindest habe ich so den Eindruck. Aber ehrlich: ich kann es verstehen. Denn es ist einfach nur genial.

Notion ist wie dein Taschen-Notizbuch, nur in digital.

Das Coole daran: dieses Notizbuch kannst du noch zusätzlich mit der Power einer Datenbank ausstatten. Ich glaube, das beschreibt es am besten.

In Notion schreibst du die Dinge nicht nur auf, sondern verknüpfst sie miteinander.

Durch diese Verknüpfungen entsteht ein System, was genau auf dich abgestimmt ist.

Was du geschaffen hast, damit es deinen Alltag leichter macht.

Du kennst das bestimmt auch: du hast zig verschiedene Apps, die alle etwas anderes machen. Eine App für Notizen, dann wieder eine App für Aufgaben, eine für Termine und und und.

Das Problem dabei: du weißt nicht, wo du was abgelegt hast und wechselst ständig zwischen diesen Apps hin- und her.

In Notion hast du alles an einem Ort und bekommst die Chance dein Chaos aufzulösen. Ich schreibe bewusst „Chance“, weil man sich auch mit Notion schnell verzetteln kann.

Baut man sich keine vernünftige Struktur auf, dann nützt einem das beste Tool nichts.

Notion ist weitaus mehr als eine weitere Standard „To-Do App“.

Du kannst selbst bestimmen, wie deine Daten aussehen sollen.

Du legst fest, welche Informationen wichtig sind und wie sie miteinander verbunden werden.

Das macht Notion zu einer Art digitalen Baukasten.

Du hast die Grundbausteine und baust dir daraus genau das, was du brauchst. Ob das jetzt eine einfache To-Do-Liste ist oder ein komplettes Projektmanagement-System. Die Entscheidung liegt bei dir.

Der Unterschied zu anderen Tools

Ich geb’s zu: beim ersten Öffnen von Notion denkst du dir wahrscheinlich: „Wie nur ein leeres Blatt? Und was soll ich jetzt machen? Bei anderen sieht das doch ganz anders aus“.

Mir ging es am Anfang ganz genauso. Ich war völlig überfordert von den Funktionen und wusste gar nicht, wo ich anfangen soll.

Wenn du andere Apps gewohnt bist, wo die Freiheiten eher begrenzt sind, ist das schon ungewohnt.

Das Gute ist: du musst nicht sofort das perfekte System bauen, sondern du darfst klein anfangen und dich erstmal zurechtfinden.

Dein System darf nach und nach wachsen.

Natürlich gibt es dort draußen eine Menge guter Organisations-Apps, wie Asana oder Trello. Beide habe ich selbst ausprobiert. Leider fühlte ich mich damit etwas eingeengt.

Notion ist da anders. Du hast viel mehr Möglichkeiten und passt es an dich an und nicht umgekehrt.

Das heißt nicht, dass Notion automatisch besser ist.

Manchmal ist eine spezialisierte App genau das Richtige. Aber wenn du Lust auf Flexibilität hast und verschiedene Bereiche deines Lebens verknüpfen möchtest, dann könnte es auf jeden Fall für dich etwas sein.

Du baust dir dein System so, wie du denkst und arbeitest. Nicht andersrum.

Die Grundbausteine: Wie Notion funktioniert

Seiten als Grundlage

Es beginnt alles mit einer Seite, die du anlegst. Auf diesen Seiten kannst du z.B. Text schreiben, Bilder einfügen, Videos einbetten oder Tabellen erstellen. Seiten können beliebig viele Unterseiten haben.

Blöcke für den Inhalt

Alles in Notion besteht aus Blöcken, wie z.B. ein Textabsatz, ein Bild oder eine Überschrift. Du kannst diese Blöcke verschieben, kopieren, löschen oder umwandeln. Aus einem normalen Text machst du mit einem Klick eine Überschrift. Aus einer Aufzählung wird eine Checkliste.

Datenbanken für Struktur

In einer Datenbank sammelst du strukturierte Informationen. Das können Bücher sein, Projekte, Kontakte oder Rezepte. Jeder Eintrag ist eine eigenständige Seite mit Eigenschaften und allen Infos, die du brauchst. Du kannst filtern, sortieren und verschiedene Ansichten erstellen.

Wenn du gerade erst mit Notion startest, kannst du Templates (Vorlagen) nutzen, um es dir einfacher zu machen. So kannst du Notion in Ruhe kennenlernen und ein Gefühl dafür bekommen, wie alles funktioniert.

Es gibt einen riesigen Vorlagen-Marktplatz, auf den du direkt aus deinem Arbeitsbereich heraus zugreifen kannst.

Was kannst du als Anfänger damit machen?

Spoiler: Eine ganze Menge. Hier ein paar Ideen, wie du Notion im privaten Bereich oder auch für deine Arbeit / dein Business (falls du selbständig bist) einsetzen kannst. Da gibt es aber noch viel mehr Möglichkeiten, je nach deiner individuellen Situation.

Ich gehe hier auf die meistgenutzten Anwendungsfälle ein:

Für den privaten Bereich

Für Arbeit und Business

Meine persönlichen Vor- und Nachteile

Kein Tool ist perfekt, auch Notion nicht.

Aber ich bin sowas von überzeugt davon. Sonst würde ich ja auch nicht diesen Blogartikel schreiben bzw. das Thema hier auf meinem Blog erwähnen.

Für mich überwiegen ganz klar die Vorteile. Der Transparenz halber erwähne ich aber auch natürlich die Nachteile, damit jeder seine Entscheidung für sich richtig treffen kann.

Starten wir damit, was richtig gut ist:

1. Flexibilität und Anpassbarkeit

Das ist der absolute Wahnsinn an Notion.

Du bist frei in deinen Möglichkeiten und kannst immer wieder neu entscheiden.

Dein Arbeitsbereich sieht heute so aus und in ein paar Monaten schmeißt du wieder alles um, weil du vielleicht Dinge nicht mehr brauchst oder sich etwas verändert hat. Ich stehe aktuell auch wieder an dem Punkt, dass ich meinen Workspace auf den Kopf stellen möchte 😅

2. Alles an einem Ort

Ich kenne es von mir selber. Ich hatte vorher tausend verschiedene Apps, die mein Handy zugemüllt haben.

Jetzt habe ich alles an einem Ort und muss nicht immer hin- und her wechseln. Wenn ich was suche, dann nutze ich einfach die Suchfunktion in Notion und schwups ist die Info da.

3. Teamarbeit möglich

Du kannst Seiten teilen, gemeinsam bearbeiten und Kommentare hinterlassen. Dies kommt in der Regel im beruflichen Bereich vor, weniger im privaten. Außer ihr habt ein Familienprojekt, woran ihr gemeinsam arbeitet – then go for it!

4. Riesige Community mit Vorlagen und Tipps

Es gibt eine große Notion Community, sogar Facebook Gruppen, auch für den deutschsprachigen Bereich. In der großen Notion-eigenen Vorlagen-Datenbank findest du viele Templates (kostenlos, aber auch kostenpflichtige).

5. Wo es etwas hakt, was aber ok ist

Da die Nachteile aus meiner Sicht die Unterzahl ausmachen, fasse ich diese unter einem Punkt zusammen.

Ich glaube, was die meisten erstmal abschreckt, ist die leere weiße Seite zu Beginn, wenn man startet. Zumindest ging es mir so.

Du musst den Anfang finden und dich damit beschäftigen.

Dich mit den Funktionen vertraut machen und vor allem einen Plan machen.

Das ist wie, wenn du eine Website bauen möchtest. Wenn du einfach drauflos baust ohne Struktur und Ziel, dann wird es nichts. Dann hast du zwar eine schöne Website, aber keinen Nutzen. So ist es auch mit Notion.

Zweiter Punkt: die Lernkurve ist enorm.

Du fängst an und änderst wieder tausend Mal alles, weil es keinen Sinn ergibt oder in der Praxis nichts taugt. War bei mir genauso.

Du lernst in kurzer Zeit enorm dazu und arbeitest dich Stück für Stück in die Funktionen rein.

Du beschäftigst dich mit deinen Prozessen oder Bereichen und bekommst den Blick für’s große Ganze.

Fakt ist: auf jeden Fall ist es alles machbar. Eine Herausforderung, aber machbar.

Das wichtigste: wie sieht es mit den Kosten aus?

Kommen wir zum Punkt, der dich wahrscheinlich am meisten interessiert: Was kostet der Spaß?

Das gute ist: du kannst erstmal komplett kostenlos loslegen.

Nur irgendwann willst du vielleicht mehr.

Neben dem Free Plan gibt es den Plus Plan und den Business Plan.

Wenn du gerade erst mit Notion startest, dann ist der Free Plan vollkommen ausreichend. Dort sind bereits sehr viele Funktionen enthalten, womit du erstmal gut klarkommen wirst.

Hier erfährst du mehr über die einzelnen Preispläne, was jeweils alles enthalten ist und welche Einschränkungen es gibt.

Für wen ist Notion geeignet und für wen eher nicht?

Seien wir ehrlich: Notion ist nicht für jeden was.

Manchen liegt diese Art zu arbeiten einfach nicht.

Andere lieben es, so wie ich.

Hier ist meine ehrliche Meinung, basierend auf dem, was ich bei mir selbst beobachtet habe:

Ich gehöre zu den klassischen Nerds, die solche Tools einfach lieben. Vielleicht du ja auch?

Oder willst du einfach nur schnell deine To-Dos abhaken ohne groß zu überlegen? Dann macht Notion vielleicht eher weniger Sinn für dich und es reicht eine einfache klassische To-Do App.

Notion ist super für dich, wenn du mehr willst als nur eine Grundfunktion. Wenn du Zusammenhänge sehen möchtest, verschiedene Bereiche verknüpfen willst oder einfach Lust auf ein flexibles System hast.

Fazit: Notion kann vieles, wichtig ist ob es zu dir passt

Notion ist definitiv kein normales Tool. Es ist flexibel, mächtig und kann wirklich fast alles, aber es braucht auch Zeit und Geduld. 

Mein Tipp: Fang klein an. Ein simples To-Do-System oder Notizbuch reicht am Anfang völlig aus. Du kannst immer noch komplexer werden, wenn du dich sicherer fühlst.

Bereue ich es, zu Notion gewechselt zu sein? Kein Stück. Aber ich war auch bereit, Zeit zu investieren und mich darauf einzulassen.

Wenn du das auch bist, wirst du es genauso cool finden, wie ich.

Am Ende entscheidet deine Arbeitsweise, ob Notion zu dir passt.

Probiere es einfach erstmal aus. Du wirst schnell merken, ob es das Richtige für dich ist.

* Dieser Blogartikel enthält KI-generierte Bilder und Grafiken *