So startest du in 5 einfachen Schritten mit Notion richtig durch

Du hast dich bei Notion angemeldet und findest den roten Faden nicht? Du starrst nur die leere weiße Seite an und weißt nicht, wie du jetzt weitermachen sollst? Wie du überhaupt nun anfängst? Glaub mir, ich kenne das Gefühl nur zu gut. Am Anfang kann alles ziemlich überwältigend wirken. So viele Möglichkeiten, so viele Funktionen. Aber mach dir keinen Kopf: Mit den richtigen ersten Schritten, findest du schnell rein.

In diesem Blogartikel zeige ich dir, wie du Schritt-für-Schritt mit Notion startest, sodass du zukünftig dein eigenes System souverän und ohne Kopfschmerzen aufbauen kannst.

1. Schritt: Was möchtest du in Notion organisieren?

Bevor du dich kopfüber in Notion stürzt, mach kurz einen Schritt zurück. Du solltest dir zu Beginn die Frage stellen, was genau du mit Notion organisieren möchtest. Diese Frage ist sehr wichtig, damit du Klarheit bekommst.

Wahrscheinlich denkst du dir jetzt, warum du das tun solltest. Das Ding ist, dass ich vor 2 Jahren auch so dachte, als ich mit Notion angefangen habe. Ich hatte selbst keine Ahnung von nix und habe einfach drauf los gebaut. Das Ergebnis war nur Kraut und Rüben. Ich habe mich ständig verzettelt (wieder mal) und war eigentlich wieder genau an dem Punkt, wo ich vorher war: Im Chaos.

Also ist es sehr wichtig, dass du diesen Schritt nicht zu überspringst.

Finde heraus, womit du dich ständig im Alltag beschäftigst

Schreibe einmal auf, wie sich dein Alltag so gestaltet und was davon du gut in Notion organisieren könntest.

Diese Fragen könntest du dir stellen:

🤔 In welchen Bereichen arbeitest du noch mit Zetteln oder einem Notizbuch?

🤔 Um welche Dinge musst du dich ständig kümmern?

🤔 Gibt es immer gleiche, wiederkehrende Abläufe?

🤔 Was für Apps nutzt du und was sollen sie für dich lösen?

Dies wird dir dabei helfen, herauszufinden:

💡Welche Abläufe dich eigentlich ständig nerven, weil du dich immer wieder verzettelst

💡In welchen Bereichen du mit deiner Planung noch digitaler werden kannst

💡Wo du schnell den Überblick verlierst

💡Wo du mehr Zeit für’s Suchen verschwendest anstatt in die Umsetzung zu kommen

Um dir konkrete Praxisbeispiele an die Hand zu geben, zeige ich dir, wie das bei mir aussieht:

1. Familie

Der Hauptbereich und Mittelpunkt meines Lebens. Hierzu gehört der Haushalt, Finanzen, Kochen & Backen und aktuell auch alles rund um den Kindergarten.

➡️ Was mache ich damit in Notion: Ich organisiere meine Aufgaben und ggf. Projekte, die in diesem Bereich anfallen. Für die Finanzplanung tracke ich meine Einnahmen und Ausgaben. Zum Thema „Kochen & Backen“ sammele ich Rezepte in einer Datenbank, um schnell darauf zugreifen zu können

2. Weiterbildung

Ein ebenfalls sehr wichtiger Bereich für mich, da ich ständig neue Dinge lernen möchte 😄

➡️ Was mache ich damit in Notion: Ich sammele alle Infos zu Online Kursen, Kursmaterialen und Notizen zu Lerninhalten in einer Online-Kurs-Datenbank

3. Angestelltenjob

Für mich fällt hier eher alles drunter, was bzgl. meines Arbeitsverhältnisses geklärt werden müsste, wie z.B. eine Elternzeit. Berufliche To Do’s organisiere ich nicht über Notion, da es eigene betriebsinterne Systeme gibt.

➡️ In Notion verwalte ich dazu also aktuell nichts. Es ist für mich persönlich aber ein wichtiger Bereich, da ich mit diesem Job mein Geld verdiene

4. Blog

Dieser Punkt ist neu hinzugekommen und der Grund, warum ich meinen Workspace aktuell umstrukturiere. Hierzu gehört alles, was rund um meinen Blog anfällt.

➡️ Was mache ich damit in Notion: Ich organisiere in dem Kontext meine Aufgaben und Projekte. Ein ganz wichtiger Bereich ist hierbei die Content-Planung. Ich notiere alle meine Ideen für Blogartikel in einer Datenbank und plane diese dann entsprechend für eine Woche oder Monat ein. Außerdem habe ich eine KI- Prompt-Sammlung angelegt

5. Interessen und Hobbies

Hier kommt alles rein, womit ich mich in meiner Freizeit beschäftige. Ich finde die Persönlichkeitsentwicklung, Human Design und Astrologie sehr spannend.

➡️ Was mache ich damit in Notion: Alle Infos rund um diese Themen inkl. Notizen und Links zu Büchern sammeln

Ich bin mir ziemlich sicher, dass auch du Bereiche ausfindig machen wirst, die du in Notion umsetzen kannst.

Wenn du dir im Klaren bist, was genau du mit Notion machen möchtest, kannst du zu den nächsten Schritten übergehen.

2. Schritt: Richte dir die App auf deinem Handy ein

Ich empfehle dir die Notion App für iOS oder Android installieren. Dies macht total Sinn, wenn du unterwegs schnell was aufschreiben möchtest. Dann ist es sofort in deinem Arbeitsbereich gespeichert.

Dein System einrichten und aufbauen solltest du aber am Computer, da du dann mehr Funktionen und einen besseren Überblick hast.

3. Schritt: Erstelle deine erste Seite

Jetzt wird’s spannend, denn du erstellst deine erste Seite. Dies kannst du über 2 Wege machen:

➡️ Über das Symbol mit dem Stift neben deinem Workspace-Namen links in der Sidebar (Bild – Variante 1)

➡️ Über das Plus-Symbol unter dem Punkt „Privat“ ebenfalls links in der Sidebar. Damit du das Plus siehst, musst du die Maus über den Punkt „Privat“ bewegen (Bild – Variante 2)

Anschließend öffnet sich die neue, leere Seite und erscheint in der Sidebar links unter dem Punkt „Privat“. Gib deiner Seite einen Namen, am besten etwas, was zu einem deiner Organisationsbereiche aus Schritt 1 passt.

Und schon hast du deine erste Seite! Sie sieht noch ziemlich leer und langweilig aus, aber das ändern wir gleich. 

4. Schritt: Lerne die Formatierungen und Blöcke kennen

Jetzt kommt der Teil, der richtig Spaß macht. Du lernst, wie du deine Seite mit Leben füllst! 🤩

In Notion funktioniert alles über sogenannte „Blöcke“. Jeder Textabsatz, jede Überschrift und jedes Bild ist ein einzelner Baustein. Diese Bausteine kannst du beliebig verschieben, anpassen und kombinieren.

Fang einfach an zu tippen. Du siehst sofort: normaler Text ist der Standard-Block.

Formatiere deinen Text

Markiere deinen Text und es öffnet sich ein kleines Menü oberhalb davon. Du kannst Text auch markieren, wenn du einen Doppelklick drauf machst.

Für die Formatierung sind diese Abschnitte wichtig:

Du kannst Text fett oder kursiv darstellen, ihn unterstreichen oder durchstreichen. Du siehst es unterscheidet sich nicht von anderen Textverarbeitungsprogrammen.

Außerdem kannst du die Farbe ändern.

Klicke hierzu ganz rechts auf das A in dem Kasten, wie oben im Bild gezeigt. Alternativ kannst du die Maus über den Text bewegen und auf die 6 Punkte links daneben klicken. Es öffnet sich ein neues Fenster. Klicke dann auf Farbe.

Du hast die Möglichkeit, die Textfarbe zu ändern oder einen Hintergrund zu hinterlegen.

Füge die ersten Blöcke ein

Um auf weitere Blöcke zugreifen zu können, gibst du einfach einen Schrägstrich “ / “ ein. Es öffnet sich dann ein neues Menü:

Die wichtigsten Blöcke für den Start, die du kennen solltest:

• Text – hast du grad schon kennengelernt, indem du einfach drauflos schreibst

• Überschrift 1 bis 3 – füge Überschriften in unterschiedlichen Größen ein. Überschrift 1 ist am größten, Überschrift 3 am kleinsten

• Aufzählung – eine unsortierte Liste mit Bullet-Points

• Nummerierung – eine sortierte Liste mit Zahlen

• To-Do-Liste – benutze dies für einfache Checklisten, wenn du etwas abhaken möchtest

• Aufklappbare Liste – auch Toggle genannt. Nutze dies, wenn du Informationen verstecken möchtest. Diese werden dann erst sichtbar, wenn du den Toggle anklickst

• Seite – erstelle eine neue Unterseite innerhalb deiner Seite, die aktiv bei dir in Bearbeitung ist. Diese Seite wird dann links in der Sidebar unterhalb deiner Seite etwas versetzt angezeigt

• Hervorhebung – erstelle einen farblichen Kasten

• Tabelle – füge eine einfache Tabelle ein

• Trennlinie – hiermit kannst du Abschnitte oder Bereiche trennen, um es übersichtlich zu halten

• Seite verlinken – wie der Name schon sagt, kannst du mit diesem Block zu anderen Seiten verlinken

• Datenbank als Ganze Seite – eine neue Datenbank wird als separate Unterseite eingefügt

• Datenbank Inline – eine neue Datenbank wird auf einer bestehenden Seite eingefügt, ohne dass eine neue Unterseite erstellt wird

• Verlinkte Datenbankansicht – eine bereits vorhandene Datenbank wird in einer bestimmten Ansicht auf deiner aktiven Seite eingefügt

• Inhaltsverzeichnis – eigentlich selbsterklärend. Um das Inhaltsverzeichnis nutzen zu können, müssen auf einer Seite die Überschriften-Blöcke eingesetzt werden

• Aufklappbare Überschrift 1 bis 3 – diese Blöcke verhalten sich identisch wie die aufklappbare Liste. Der einzige Unterschied ist, dass die Bezeichnung des Toggles im Überschriften-Format erfolgt und nicht in normaler Textgröße

• Medien-Blöcke – über diese Blöcke kannst du Bilder, Videos, Audios, Code, Dateien oder Lesezeichen einfügen

Du wirst nicht alle Blöcke von Beginn an benötigen. Es gibt noch weitaus mehr Blöcke, die aber für den Start nicht wichtig sind.

Schau dir einfach jeden Block auf einer leeren Seite an und probier ein wenig rum. Du kannst jeden Block auch in einen anderen umwandeln, falls du dich verklickt haben solltest. Oder du entfernst einfach wieder alles.

Basierend auf deiner Planung in Schritt 1 kannst du nun loslegen und dein erstes kleines System erschaffen. Erstelle mehrere Seiten für deine Bereiche, die du organisieren möchtest.

5. Schritt: Organisiere deine Seiten

Nach ein paar Tagen wirst du höchstwahrscheinlich feststellen, dass die Seiten immer mehr werden. Ab diesem Punkt ist es an der Zeit, Ordnung ins Chaos zu bringen. Sonst bringt dir das beste Tool nix.

Damit du nicht den Überblick verlierst, kümmern wir uns direkt darum. Wenn du von Anfang an eine saubere Struktur hast, kommst du gar nicht erst im Chaos an. Du kannst deine Seiten in der Sidebar strukturieren, ähnlich wie bei einer Ordnerstruktur auf deinem PC.

Erstelle Haupt-Seiten für jeden Bereich

Erstelle für jeden deiner Organisationsbereiche aus Schritt 1 eine eigene „Haupt-Seite“. Um dir das besser zu veranschaulichen, zeige ich dir, wie das bei mir aussehen könnte:

Lege Unterseiten zu jedem Bereich an

Wenn du bereits bestehende Seiten hast, dann ziehe sie einfach mit gedrückter Maustaste in die passende Haupt-Seite. Die Seite wird dann zu einer Unterseite. Möchtest du eine neue Unterseite erstellen, dann bewege die Maus einfach über die entsprechende Haupt-Seite und drücke das Plus.

Gib der Seite einen Namen. Anschließend wird sie als Unterseite angezeigt:

Nutze Icons und Cover auf deinen Seiten

Damit deine Seiten visuell ansprechender aussehen, kannst du auf jeder Seite ein Icon und ein Cover hinterlegen. Ich liebe diese Funktion, weil ich damit meine Seiten noch etwas aufpeppen kann. Es macht dann gleich viel mehr Spaß damit zu arbeiten und gibt einem irgendwie ein gutes Gefühl 😄

Um ein Icon oder Cover hinzuzufügen, bewege die Maus über den Seiten-Titel und es erscheinen die Buttons „Icon hinzufügen“ und „Cover hinzufügen“:

Bei dem Icon hast du die Wahl zwischen Emoji, den Notion-Icons und der Möglichkeit, eigene Bilder hochzuladen.

Klickst du auf „Cover hinzufügen“ dann wird automatisch eins eingefügt, welches du aber über „Cover ändern“ anpassen kannst. Außerdem kannst du die Position verändern:

Möchtest du dein Cover ändern, dann hast du die Wahl zwischen Bildern aus der Galerie oder der Foto-Datenbank „Unsplash“. Außerdem kannst du auch hier eigene Bilder hochladen oder per Link einbetten.

Du siehst, mit einer geordneten Struktur lässt es sich gleich besser arbeiten und du findest alles schneller wieder. Falls du mal eine Seite nicht mehr findest, dann nutze einfach die Suchfunktion:

Next Steps: Erstelle dir die ersten Datenbanken

Der Schritt 5 ist für den Start aus meiner Sicht erst einmal ausreichend. Wenn du dich später besser auskennst und komplexere Systeme aufbauen möchtest, dann solltest du unbedingt anfangen mit Datenbanken zu arbeiten.

Fazit: Dein Notion-Abenteuer kann beginnen!

Und schon bist du startklar! 🎉

Mit diesen 5 Schritten hast du das Fundament für dein persönliches System gelegt. Du kennst die Basics, hast dir deine ersten Seiten erstellt und weißt, wie du alles übersichtlich organisierst.

Was du wissen solltest: Notion lebt vom Ausprobieren. Hab keine Angst davor, Dinge zu ändern oder neu zu strukturieren. Jeder entwickelt sein ganz eigenes System und deins wird auch kommen, da bin ich mir sicher! 😊

Also: Leg einfach los und schau, was für dich funktioniert!

Schreib mir dazu auch gerne in die Kommentare und lass mich wissen, ob dir diese kleine Anleitung geholfen hat.