Meine 7 besten Tipps für deinen Start mit Datenbanken in Notion

Du hast schon deine ersten Versuche mit Notion hinter dir, vielleicht schon deine ersten Seiten erstellt und willst nun mit Datenbanken durchstarten? Mega, das ist eine sehr gute Entscheidung 👍🏻 Denn Datenbanken sind die Basis, wenn du dir dein eigenes System in Notion aufbauen möchtest.

Ich kann dir nur sagen, dass meine ersten Versuche damit katastrophal waren. Ich habe anfangs nicht gewusst, worauf ich achten muss und wie ich das Beste aus ihnen rausholen kann.

Deswegen teile ich dir hier meine 7 wichtigsten Tipps, damit du nicht die gleichen Fehler machst und von Anfang an souverän damit zurecht kommst.

Schau dir auch unbedingt meinen umfangreichen Guide an, in dem du Basiswissen rund um Datenbanken in Notion erhältst, wenn du bisher in der Praxis damit noch nicht oder kaum gearbeitet hast.

Tipp 1: Fang klein an

Du siehst überall diese umfangreichen Notion Workspaces, die wahnsinnig riesig erscheinen und du denkst dir: „Yes, das will ich auch, das sieht mega aus!“. Und du stürzt dich rein in’s Abenteuer, weil du es nicht abwarten kannst.

Na, erwischt? Ich kenne das Gefühl nur zu gut, denn ich bin auch jemand, der sofort hoch hinaus will 😅 Meine ersten Schritte mit Notion haben genauso ausgesehen und ich wollte sofort ein Monster-System bauen. Bis ich dann aber schnell gemerkt habe, dass ich überhaupt keine Struktur und irgendwie auch keine Ahnung hatte.

Der Clou an der Sache: diese Menschen mit den „hübschen“ Notion Workspaces sind schon 12 Schritte weiter als du und nutzen Notion wahrscheinlich schon länger. Und haben dementsprechend schon ihr ganz persönliches System aufgebaut. Wahrscheinlich dann auch nicht in 5 Minuten, sondern evtl. über Wochen oder Monate. Meistens sind wir auch nur von der tollen Optik begeistert, aber die Arbeit, die dahinter steckt, sehen wir im ersten Moment nicht.

Denn: für so ein System brauchst du mehrere Datenbanken und nicht nur eine. Diese Datenbanken müssen erst einmal klug überlegt sein, dann mit all ihren Eigenschaften erstellt werden und dann noch gefüllt werden. Allein das braucht schon seine Zeit. Die hübsche Anordnung auf einer Notion Seite kommt erst ganz zum Schluss.

Der Grundstein liegt also in den Datenbanken. Ohne die läuft quasi gar nix, außer du willst Notion nur für einfache Notizen nutzen. Dann würdest du aber wahrscheinlich nicht diesen Blogartikel lesen 😅

Gehe also so vor: Wähle ein konkretes Problem aus deinem Alltag, das dich wirklich nervt. Vielleicht verlierst du ständig den Überblick über deine To-dos oder weißt nie, welche Serien du als nächstes schauen wolltest. Geh dann los und erstelle dir deine erste Datenbank.

Hier ein Beispiel einer Aufgaben-Datenbank mit nur vier Eigenschaften:

1. Aufgabe (Name)

2. Status (geplant, in Arbeit, erledigt)

3. Priorität (dringend, hoch, mittel, niedrig)

4. Fälligkeitsdatum

Das war’s. Mehr brauchst du am Anfang nicht.

Wenn du gleich mit einem Monster-System startest, verlierst du schnell den Überblick. Du verbringst mehr Zeit mit dem Basteln am System als mit der eigentlichen Anwendung. Und am Ende gibst du frustriert auf.

❗️Und ganz wichtig: orientiere dich nicht an Anderen, sondern finde deinen eigenen Weg. Jeder denkt anders, jeder hat seine eigene individuelle Situation. Und jeder nutzt Notion auf eine andere Weise, die vielleicht gar nicht zu dir passt.

Tipp 2: Nutze nur Eigenschaften, die du auch wirklich benötigst

Hier kommt der zweite Stolperstein: Es gibt so viele Möglichkeiten eine Datenbank aufzubauen. Die Eigenschaften kannst du auf so vielfältige Weise nutzen, dass sogar mir manchmal schwindelig wird.

Du wirst schnell dazu verleitet, jede Eigenschaft in einer Datenbank einzufügen. Das Ergebnis? Eine völlig überladene Datenbank, die mehr verwirrt als hilft. Obendrein brauchst du dann noch ewig, um einen neuen Eintrag anzulegen, weil du fast schon gezwungen bist, alle Eigenschaften auszufüllen.

Mach es anders. Frag dich bei jeder Eigenschaft ehrlich:

➡️ Brauche ich diese Information wirklich regelmäßig?

➡️ Ist diese Information für weitere Schritte oder Entscheidungen wichtig?

➡️ Würde ich danach sortieren oder filtern?

Wenn du mit „Nein“ geantwortet hast, dann weg damit.

Anderes Beispiel – Du willst deine Bücher in Notion organisieren. Sinnvoll wäre sowas wie Titel, Autor, Status (geplant, aktuell, gelesen), Bewertung. Informationen, die dir nicht so viel weiterhelfen wären z.B. Seitenzahl, Verlag, ISBN oder Kaufdatum.

Eine schlanke Datenbank mit 3-5 wirklich nützlichen Eigenschaften reicht meistens für den Anfang aus. Du kannst später immer noch Eigenschaften hinzufügen, so wie ich das gemacht habe.

Ich habe zum Zeitpunkt dieses Blogartikels in einer Datenbank 12-15 Eigenschaften im Einsatz. Davon muss ich aber nicht alle ausfüllen, da einige davon Verknüpfungen zu anderen Datenbanken sind. Zum Teil habe ich auch Formeln oder Eigenschaften im Einsatz, die sich automatisch ausfüllen. So fülle ich effektiv gar nicht so viele Eigenschaften aus, wie es im ersten Moment aussieht.

Tipp 3: Erstelle so viele Datenbanken wie nötig, aber so wenig wie möglich

Der schwierigste Part aus meiner Sicht. Wo ist da die goldene Mitte? Wann habe ich zu viel, wann zu wenig? Eine pauschale Antwort darauf zu finden, ist nicht möglich, da jeder eine andere Ausgangssituation hat. Ganz wichtig ist, dass du dir nicht eine Datenbank für alles erstellst. Das Problem dabei: Du vermischst völlig unterschiedliche Datentypen. Aufgaben benötigen andere Eigenschaften, als Rezepte oder Notizen.

Bevor du aber die Datenbanken in Notion erstellst, solltest du dir vorher eine Planung machen, was genau du in Notion organisieren möchtest. Schau dir dazu Schritt 1 meiner Anleitung, wie du mit Notion startest, an. Diese Planung wird dir enorm helfen, die passenden Datenbanken zu finden.

Damit du dir das besser vorstellen kannst, zeige ich dir, wie ich das gemacht habe. Dies sind meine Arbeitsbereiche, die ich aktiv in Notion organisiere. Diese Bereiche stehen für die Dinge in meinem Leben, die aktuell wichtig sind:

1. Familie & Persönliches

2. Weiterbildung

3. Blog

4. Interessen & Hobbies

Diese Arbeitsbereiche haben weitere Unterkategorien. Die Liste ist hierbei nicht abschließend:

➡️ Bereich Familie – Kindergarten | Kochen & Backen | Haushalt | Finanzen

➡️ Bereich Weiterbildung – das jeweilige Thema, was ich noch lernen möchte

➡️ Bereich Blog – Content-Produktion | Künstliche Intelligenz | Webdesign | SEO | Strategien & Konzepte | Notion | Workflows

➡️ Bereich Interessen & Hobbies – Astrologie | Human Design

Aus diesen Unterkategorien leite ich nun die ersten Datenbanken ab:

1. Für die Kategorie „Kochen & Backen“ brauche ich eine Rezepte-Datenbank

2. Für die Kategorie „Finanzen“ brauche ich eine Einnahmen-, Ausgaben- und Budget-Datenbank

3. Für die Kategorie „Content-Produktion“ brauche ich eine Content-Datenbank, für die Kategorie „Künstliche Intelligenz“ eine KI-Prompts-Datenbank

4. Für den Bereich „Weiterbildung“ habe ich übergreifend eine Datenbank „Online-Kurse“ angelegt

Dies waren jetzt eher spezielle Datenbanken, die individuell aus deiner Situation heraus entstehen. Dann gibt es noch die Standard-Datenbanken, die man eigentlich immer braucht und die eher übergreifend sind:

➡️ Aufgaben

➡️ Projekte

➡️ Notizen

➡️ Ressourcen (sowas wie Links zu Websiten, Bücher, Podcasts, Youtube-Videos etc.)

➡️ Ziele

➡️ auch die Arbeitsbereiche und Unterkategorien sind bei mir als Datenbank angelegt, sodass ich immer weiß, wo was hingehört

Die Online Kurse könnte ich auch in der Ressourcen-Datenbank sammeln, aber da ich hier weitere Informationen eingeben möchte, die in dieser Datenbank bei manchen Einträgen keinen Sinn ergeben, habe ich mich dagegen entschieden. Dies hätte das Ganze auch unnötig aufgebläht. Außerdem ist der Bereich Weiterbildung ein wichtiger Part für mich, daher kann das ruhig getrennt werden 😊

Wenn du feststellen solltest, dass eine Datenbank zu groß wird und viele Eigenschaften nicht übereinander passen (so wie bei mir mit den Online-Kursen), dann trenne das Ganze. Genauso andersherum: hast du für einen Themenschwerpunkt zwei getrennte Datenbanken erstellt und die sich eigentlich zu ähnlich sind, dann führe die beiden zusammen.

Du siehst: getrennte Datenbanken machen dein System viel aufgeräumter und nutzbarer. Es hängt immer von deiner individuellen Alltagssituation ab, wie viele es letztendlich werden.

Tipp 4: Verwende unbedingt Datenbankvorlagen

Diesen Tipp solltest du unbedingt umsetzen, da Datenbank-Vorlagen dir enorm viel Zeit einsparen. Ohne Vorlage musst du jede Eigenschaft einzeln ausfüllen. Sowas wie Status auf „Offen“ setzen, Priorität wählen, Kategorie auswählen und das alles jedes Mal aufs Neue.

Mit einer Datenbankvorlage passiert das automatisch und du musst diese Eigenschaften nicht mehr anfassen. Du klickst auf „Neuer Eintrag“ und alle Standard-Werte sind schon gesetzt. Diese Standardwerte gibst du vor.

Wie du so eine Vorlage anlegst, erkläre ich in meinem umfangreichen Guide zum Thema „Datenbanken in Notion“.

Das Ganze spart nicht nur Zeit, es sorgt auch für Konsistenz. Alle deine Einträge haben die gleiche Struktur. Du vergisst keine wichtigen Eigenschaften mehr.

Ich erstelle grundsätzlich für jede Datenbank mindestens eine eigene Vorlage und das würde ich dir auch empfehlen, damit du noch schneller wirst. Denn Zeit haben wir alle zu wenig und wir müssen uns nicht mit so Kleinigkeiten aufhalten 😉

Tipp 5: Verknüpfe deine Datenbanken miteinander

Jetzt wird es richtig spannend! Einzelne Datenbanken sind gut, verknüpfte aber noch besser.

Du erinnerst dich an Tipp 3: Separate Datenbanken für verschiedene Bereiche. Das bedeutet aber nicht, dass sie isoliert sein müssen. Im Gegenteil: die wahre Stärke von Notion liegt in den Verbindungen.

Beispiel: Du hast eine Projekte-Datenbank und eine Aufgaben-Datenbank

Ohne Verbindung der beiden weißt du nie, welche Aufgaben zu welchem Projekt gehören.

Mit der Eigenschaft „Verknüpfung“ verbindest du beide. Jede Aufgabe kann einem oder mehreren Projekten zugeordnet werden. Und in der Projekt-Ansicht siehst du automatisch alle zugehörigen Aufgaben.

Das schafft Klarheit und Zeitersparnis. Du musst nicht ständig einzeln in die Aufgaben-Datenbank schauen, um herauszufinden, welche Aufgabe jetzt zu diesem Projekt gehört. Du siehst auf einen Blick:

• Welche Projekte haben noch offene Aufgaben?

• Wie viele To-dos gehören zu deinem wichtigsten Projekt?

• Welche Projekte dümpeln vor sich hin, weil keine Aufgaben definiert sind?

Weitere sinnvolle Verknüpfungen könnten sein:

• Ziele und Projekte (damit du deine Ziele auch versuchst zu erreichen und sie nicht nur schön auf dem Papier aussehen 😉)

• Rezepte und Zutaten

• Notizen, Projekte und Aufgaben

Eine Datenbank kann auch immer mehrere Verbindungen haben. Achte aber darauf, dass es sinnvoll ist. Sonst bläht sich deine Datenbank unnötig auf und du wirst erschlagen von Informationen, die vielleicht auch gar nicht zusammenpassen.

Sollte das so sein, dann ist das auch ok. Du kannst später immer noch Datenbanken hinzufügen und dein System erweitern. Das ist ja das Tolle daran! 🤩

Ich empfehle dir also wirklich die Verknüpfungen zu nutzen, da dein System erst dann richtig anfängt intelligent zu arbeiten.

Tipp 6: Probiere verschiedene Ansichten aus

Eine Datenbank kann alles sein. Du hast die Möglichkeit verschiedene Ansichten einzustellen, je nachdem wie du die Informationen gerade brauchst.

Standardmäßig siehst du deine Datenbank als Tabelle, nachdem du sie angelegt hast. Das ist ganz gut und schön, aber nicht immer die beste Art, deine Daten zu betrachten. Ich mag diese Ansicht überhaupt nicht, da sich die Tabelle zu sehr nach rechts in die Länge zieht, wenn zu viele Eigenschaften enthalten sind.

Zwischen diesen Ansichten kannst du wählen:

Jede Ansicht zeigt dieselben Daten, aber völlig anders präsentiert. Änderst du einen Datenbank-Eintrag, ändert sich dieser überall, egal in welcher Ansicht. Das betrifft auch die Eigenschaften.

Eine Aufgaben-Datenbank könntest du so nutzen:

➡️ Board-Ansicht für den täglichen Überblick, gruppiert nach Status

➡️ Kalender-Ansicht für die Wochenplanung

➡️ Tabellen-Ansicht, wenn du dir z.B. überfällige Aufgaben anzeigen lassen möchtest

Du kannst für jede Ansicht eigene Filter und Sortierungen einstellen. Deine „Diese Woche“-Ansicht zeigt nur Aufgaben mit Deadline in den nächsten 7 Tagen. Deine „Projekt“-Ansicht filtert nach einem bestimmten Projekt.

Das coole daran: Du erstellst diese Ansichten einmal und kannst dann je nach Situation zwischen ihnen wechseln und immer wieder auf einer Notion Seite einfügen.

Die verschiedenen Ansichten werden dir helfen, deine Informationen so aufzubereiten, wie du es gerade brauchst. Eine sehr geniale Funktion, auf die ich nicht mehr verzichten möchte.

Tipp 7: Nutze Filter und Sortierungen für den Durchblick

Und hier kommt schon auch mein letzter Tipp, wie du am besten mit Datenbanken in Notion durchstarten kannst. Und zwar: Nutze unbedingt Filter und Sortierungen, um einen Überblick über deine Daten zu bekommen.

Nichts ist schlimmer, als wenn du 200 Einträge in deiner Datenbank hast, die wirklich schnell über die Zeit zusammen kommen können. Ohne Filter siehst du alle 200 auf einmal. Da ist das Chaos vorprogrammiert und ich persönlich würde da nervös werden 😄

Mit Filtern blendest du gezielt aus, was du gerade nicht brauchst:

Du willst nur offene Aufgaben sehen?

➡️ Stelle einen Filter ein und alle erledigten verschwinden

Du konzentrierst dich auf ein bestimmtes Projekt?

➡️ Filter nach diesem Projekt und der Rest ist weg

Sortierungen bringen Ordnung in deine Daten. Nach Deadline sortiert siehst du sofort, was dringend ist. Nach Priorität sortiert erkennst du, was wirklich wichtig ist.

Die Kombination macht hierbei den Unterschied. Wenn ich meine Aufgaben plane, dann will ich auch nur das sehen, was mich jetzt gerade ansteht. Alles, was danach kommt interessiert mich zum jetzigen Zeitpunkt nicht. Konkret bedeutet das, dass ich den Filter auf „nur offene Aufgaben“ plus „nur in dieser Woche“ einstelle.

Dabei kann jede Datenbank-Ansicht eigene Filter und Sortierungen haben. Das ist das geniale dabei 🤩

Es gibt tausend Möglichkeiten, wie du beides einsetzen kannst. Dies ist individuell abhängig von der Datenbank, die du angelegt hast. Daher probiere einfach folgendes aus:

➡️ Schau nach, welche Informationen unwichtig sind, die du ausblenden kannst, z.B. alles was erledigt ist

➡️ Erstelle mehrere Ansichten in deiner Datenbank, die verschiedene Filter abdecken, du du benötigt

➡️ Vergiss nicht, die Ansichten konkret zu benennen, z.B. „Offene Aufgaben“ oder „Überfällige Aufgaben“. Ansonsten stehst du nachher da und weißt nicht mehr, was welche Ansicht dir überhaupt sagen möchte

➡️ Füge die erstellten Ansichten z.B. in deine Wochenübersicht ein oder in andere Notion Seiten, die bereits hast

Fazit: Eine gut durchdachte Datenbank-Struktur bringt dich nach vorne

Datenbanken in Notion können dein Leben organisierter machen, aber nur wenn du klug und strategisch vorgehst.

Das Wichtigste, auch wenn ich es immer wiederhole: Fang klein an und sei auch nicht zu perfektionistisch. Ich finde es seltsam diesen Ratschlag zum Nicht-Perfektionismus zu geben, weil ich in dem Punkt kein gutes Vorbild bin 😄 Ich mach’s aber trotzdem, weil du es dann besser machen kannst, als ich.

Eine einfache Datenbank, die du täglich nutzt, ist tausendmal besser als ein komplexes System, das irgendwo im Nirvana verstaubt. Baue Schritt-für-Schritt alles auf und erweitere nur das, was sich letztendlich in der Praxis bewährt hat.

Und bedenke: dein zukünftiges Notion-System ist immer in Bewegung und verändert sich ständig. Letztendlich muss es dir nur helfen, deine Ziele zu erreichen.

Hinterlasse gerne einen Kommentar unter diesem Blogartikel und schreib mir, ob dir diese 7 Tipps für deine weitere Arbeit mit Notion Datenbanken geholfen haben. Erzähl mir auch gerne, wobei dich deine ersten Datenbank unterstützen soll 🙂